経営者の計画時間は、なぜ「今日の火消し」に食われるのか

「来期の方針を考える時間が、まったく取れない」——そうこぼす社長の予定表を見ると、たいてい日常のトラブル対応でびっしり埋まっています。

締切のある仕事は、締切のない仕事を必ず駆逐する

これは能力の問題でも、部下に任せられていないという理由だけでもありません。締切のある緊急な業務は、締切の無い重要な業務を必ず押しのけるという構造があります。

採用計画も、来期の方針づくりも、組織設計の見直しも、重要だとわかっています。しかしどれも「今日でなくてよい」業務です。一方でクレーム対応、資金繰りの相談、現場からのトラブル報告には、今日という締切が付いています。同じ1日の中に置かれたとき、締切の有無が優先順位を決めてしまう——意志の強さでは、この構造は解けません。

「重要」だけでは、予定表に載らない

多くの経営者は「計画業務が重要なのはわかっている」と言います。問題は、わかっていることと、予定表に載っていることは別だという点です。重要度だけで判断すると、締切のある仕事に毎回押し出され、気づけば四半期が終わっています。

効くのは、計画業務の側にも締切を作ること

対策は、計画業務を「重要だから頑張って確保する」ものから、「締切のある予定」に変えることです。

• 来期方針を検討する会議を、日付を決めて先に予定表に確保する——空いた時間を探すのではなく、先に枠を取る
• 週に1回、緊急業務を入れない時間帯を作る——その時間は現場からの割り込みを受けない、というルールを社内で共有する
• 計画業務にも、誰かに報告する締切を設ける——「来月の役員会で方針素案を出す」という外部の締切があれば、緊急業務と同じ強制力を持つ

計画業務が予定表の中で「空いていたらやる」扱いのままなら、いつまでも緊急業務に負け続けます。

現場を離れられない社長との共通点

この構造は、社長が現場を離れられない会社の話とも根が同じです。目の前の仕事に手を出し続ける限り、方針を考える時間は永遠に生まれません。任せる先を作ることと、計画業務に締切を作ることは、同時に取り組む必要があります。

自社の経営が緊急業務に振り回されていないかは、月次で数字を見る日を固定できているかでも見えます。組織全体の状態は組織診断（14問・3分）で確認できます。